マイナンバー通知カードと源泉徴収票のコピー、コンビニはダメ？

【背景】
・アルバイト先に、マイナンバーの通知カードと源泉徴収票の提出を求められています。
・ネットで調べると、コンビニでのコピーは避けるべきという情報を見つけました。

【悩み】
・どこでコピーすれば良いのか、適切な方法がわかりません。

マイナンバー通知カードは厳重に、源泉徴収票は鮮明にコピーしましょう。コンビニは場合によります。

コピーの前に知っておきたいこと：書類の種類と重要性

アルバイト先への書類提出、お疲れ様です。提出を求められている書類について、まずはその種類と重要性を理解しておきましょう。

マイナンバー通知カード（以下、通知カード）は、あなたのマイナンバー（個人番号）を知らせるためのものです。マイナンバーは、税金や社会保障の手続きで使われる、非常に重要な情報です。

一方、源泉徴収票は、1年間の給与と、そこから差し引かれた税金などの金額が記載されたものです。これは、年末調整や確定申告で必要となる、大切な書類です。

これらの書類は、個人情報を証明するものであり、取り扱いには十分な注意が必要です。特に、通知カードは、紛失や情報漏洩（じょうほうろうえい）のリスクを避けるために、慎重に扱う必要があります。

通知カードと源泉徴収票、コピーの際の注意点

コピーをする際には、それぞれの書類の性質に合わせて注意すべき点があります。

通知カード：

・　原則として、通知カードのコピーを提出する必要はありません。提出を求められた場合は、その理由を確認し、本当に必要なのか、提出する範囲を限定できないかなどを確認しましょう。
・　もしコピーを提出する必要がある場合は、コピーの目的を明確にし、提出先へ利用目的を確認しましょう。
・　コピーする際は、個人番号が他人に見られないように、マスキング（黒塗り）などの処理を施しましょう。
・　コピーの提出が必須の場合でも、安易にコンビニのコピー機を利用するのは避けた方が無難です。

源泉徴収票：

・　源泉徴収票は、給与所得を証明する書類として、確定申告や税務署の手続きに必要です。
・　コピーする際は、内容が鮮明に読み取れるように注意しましょう。
・　コンビニのコピー機でも問題ありませんが、念のため、コピー機の状態や、周囲の状況を確認しましょう。
・　提出前に、コピーしたものが原本と相違ないかを確認しましょう。

コピーはどこでするのが安全？場所と方法

それでは、実際にコピーをする場合、どこで行うのが安全なのでしょうか？

安全なコピー場所の選択肢

自宅のプリンター：最も安全性が高い方法です。個人情報が外部に漏れるリスクを最小限に抑えられます。
会社の複合機：会社によっては、個人情報保護の観点から、コピー機の利用を制限している場合があります。会社のルールに従いましょう。
専門のコピーサービス：街のコピー屋さんなど、専門の業者に依頼することもできます。個人情報保護の意識が高い業者を選びましょう。

コンビニのコピー機を利用する場合の注意点

コンビニのコピー機は手軽で便利ですが、以下の点に注意が必要です。

個人番号の取り扱い：通知カードのコピーをする場合は、個人番号が露出しないように、必ずマスキング処理を行いましょう。
コピー機の操作：操作ミスで、他の人にコピー内容を見られたり、コピー機にデータが残ったりする可能性があります。操作には十分注意し、コピー後は速やかにデータが残っていないか確認しましょう。
周囲の状況：周囲に人がいない、または少ない時間帯を選び、コピー内容を第三者に見られないように注意しましょう。
コピー機の機能：コンビニのコピー機には、コピーしたデータを一定期間保存する機能がある場合があります。個人情報保護の観点から、その機能を利用しないように設定しましょう。

誤解されがちなポイント

コピーに関する誤解として、以下のようなものがあります。

「コンビニのコピーは絶対にダメ」

通知カードのコピーは、原則として避けるべきですが、源泉徴収票のコピーは、コンビニでも可能です。ただし、個人情報の取り扱いには十分な注意が必要です。

「コピーさえすれば、原本は捨てても良い」

コピーはあくまで控えであり、原本は大切に保管しましょう。特に、重要な書類は、紛失しないように注意が必要です。

「個人情報は、どんな場合でも厳重に保護される」

個人情報は、本人の同意があれば、利用目的の範囲内で利用されることがあります。個人情報の取り扱いに関するルールを理解し、不必要な情報提供は避けましょう。

実務的なアドバイスと具体例

書類のコピーに関する実務的なアドバイスと、具体的な例をいくつかご紹介します。

コピーの前に確認すること

提出先の指示：提出先から、コピーの必要性と、コピーする範囲について指示があるか確認しましょう。
コピーの目的：コピーの目的を明確にし、必要な情報だけをコピーするようにしましょう。
個人情報の保護：マイナンバーや、その他の個人情報が露出しないように、マスキングなどの処理を施しましょう。

具体的な例

通知カードのコピー：提出を求められた場合は、個人番号をマスキングし、提出範囲を限定できないか相談しましょう。
源泉徴収票のコピー：コピー機の設定で、両面コピーや、拡大・縮小などの機能を利用し、鮮明なコピーを作成しましょう。
コピー後の確認：コピーした書類が、原本と相違ないか、内容が鮮明に読み取れるかを確認しましょう。

専門家に相談すべき場合とその理由

個人情報の取り扱いについて、不安を感じたり、疑問がある場合は、専門家に相談することも検討しましょう。

相談できる専門家

弁護士：個人情報保護法に関する専門家です。個人情報の取り扱いについて、法的アドバイスを受けることができます。
行政書士：書類作成の専門家です。個人情報の取り扱いに関する相談や、書類作成のサポートを受けることができます。
税理士：税金に関する専門家です。源泉徴収票に関する疑問や、確定申告について相談することができます。

相談する理由

個人情報の保護：個人情報の取り扱いについて、専門的なアドバイスを受けることで、情報漏洩のリスクを軽減できます。
法的トラブルの回避：個人情報に関する法的トラブルを未然に防ぐことができます。
安心感の獲得：専門家のアドバイスを受けることで、安心して書類の取り扱いを行うことができます。

まとめ：今回の重要ポイントのおさらい

今回の質問の重要ポイントをまとめます。

通知カードのコピーは慎重に：原則として、通知カードのコピーは避けるべきです。提出が必要な場合は、個人番号をマスキングし、提出範囲を限定しましょう。
源泉徴収票は鮮明に：源泉徴収票のコピーは、鮮明に読み取れるように注意しましょう。
コピー場所の選択：自宅のプリンターが最も安全です。コンビニのコピー機を利用する場合は、個人番号のマスキングや、周囲の状況に注意しましょう。
個人情報保護の意識：個人情報の取り扱いに関するルールを理解し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。
困った時は専門家へ：個人情報の取り扱いについて不安を感じたら、弁護士などの専門家に相談しましょう。

今回の情報が、あなたの書類提出の一助となれば幸いです。