会社のNASで販売管理ソフトの共有とバックアップは可能？サーバーとの違いを解説

NASとサーバー：それぞれの役割と基本

NAS（Network Attached Storage：ネットワーク接続ストレージ）とサーバーは、どちらもデータを保存し、ネットワーク経由でアクセスできるようにする機器です。しかし、その役割と機能には大きな違いがあります。

NASは、主にファイル共有とバックアップを目的としています。家庭や小規模なオフィスでの利用に適しており、価格も比較的安価です。使いやすさを重視しており、専門的な知識がなくても簡単に設定・運用できます。例えるなら、家の本棚のようなもので、誰でも簡単に本を取り出したり、しまったりできます。

サーバーは、より高度な機能と高い処理能力を備えています。複数のユーザーが同時にアクセスしても、安定した動作を維持できます。大規模なデータ管理、高度なセキュリティ、様々なアプリケーションの実行など、多様な用途に対応できます。例えるなら、図書館のようなもので、専門的な司書がいて、膨大な量の本を整理し、必要な情報を効率的に提供します。

今回のケースでは、販売管理ソフトの共有とバックアップが主な目的ですので、NASでも対応できる可能性があります。しかし、会社の規模や、販売管理ソフトの要件によっては、サーバーの方が適している場合もあります。

販売管理ソフトの共有とバックアップ：NASでできること

NASを使用することで、販売管理ソフトの共有とバックアップを行うことができます。具体的には、以下のことが可能です。

ファイル共有：販売管理ソフトのデータをNASに保存し、複数のPCから同時にアクセスできるようにします。これにより、複数の担当者が同じ情報を共有し、共同で作業を進めることができます。
バックアップ：販売管理ソフトのデータをNASに定期的にバックアップすることで、万が一のデータ損失に備えることができます。NASによっては、自動バックアップ機能や、複数のバージョンのデータを保存する機能（バージョン管理）を備えているものもあります。

NASを選ぶ際には、以下の点に注意しましょう。

容量：必要なデータの量に応じて、適切な容量のNASを選択する必要があります。販売管理ソフトのデータだけでなく、他のファイルも保存することを考慮して、余裕を持った容量を選ぶと良いでしょう。
速度：データの読み書き速度（転送速度）も重要です。複数のPCから同時にアクセスする場合、速度が遅いと作業効率が低下する可能性があります。
機能：バックアップ機能、RAID機能（データの冗長性確保）、アクセス権限設定など、必要な機能が備わっているか確認しましょう。

サーバーのメリット：NASとの違い

サーバーを導入することには、NASにはないメリットがあります。具体的には、以下の点が挙げられます。

高い処理能力：複数のユーザーが同時にアクセスしても、安定した動作を維持できます。販売管理ソフトの動作が遅くなる心配が減ります。
高度なセキュリティ：より強固なセキュリティ対策を施すことができます。データ漏洩や不正アクセスから、重要な情報を守ることができます。
拡張性：将来的な業務拡大に合わせて、柔軟にシステムを拡張できます。新しい機能を追加したり、より多くのデータを保存したりすることも可能です。
専門的なサポート：サーバーの導入・運用に関する専門的なサポートを受けられる場合があります。トラブルが発生した場合でも、迅速に対応してもらうことができます。

ただし、サーバーはNASよりも高価であり、専門的な知識が必要になる場合があります。導入・運用には、相応のコストと手間がかかることを理解しておく必要があります。

関係する法律や制度について

今回のケースで、直接的に関係する法律や制度は、今のところありません。ただし、個人情報や機密情報を取り扱う場合は、情報セキュリティに関する法律（個人情報保護法など）を遵守する必要があります。

万が一、データが漏洩した場合、企業は法的責任を問われる可能性があります。また、企業の信頼が失墜し、事業に大きな影響を与えることも考えられます。情報セキュリティ対策は、企業の規模に関わらず、非常に重要な課題です。

誤解されがちなポイントの整理

NASとサーバーに関する誤解として、よくあるのが「NASは安価だが、性能が低い」「サーバーは高価だが、必ずしも必要ではない」というものです。

NASは、確かにサーバーよりも安価ですが、近年では高性能なモデルも登場しており、小規模なオフィスであれば十分な性能を発揮します。一方、サーバーは、必ずしも高価なものだけではありません。中古サーバーや、クラウドサービスを利用することで、コストを抑えることも可能です。

重要なのは、自社のニーズに合った最適なシステムを選ぶことです。価格だけでなく、必要な機能、拡張性、運用コストなどを総合的に考慮し、比較検討することが大切です。

実務的なアドバイスと具体例の紹介

実際にNASを導入する場合、以下の手順で進めるのがおすすめです。

現状分析：販売管理ソフトの要件、現在のデータ量、今後のデータ増加の見込みなどを把握します。
要件定義：必要な機能（共有、バックアップ、アクセス権限など）を明確にします。
製品選定：上記の要件を満たすNASを選びます。複数の製品を比較検討し、価格、性能、機能などを比較します。
設定・導入：NASの初期設定を行い、販売管理ソフトのデータをNASに移行します。
運用・保守：定期的なバックアップ、アクセス権限の管理、NASの状態監視などを行います。

具体例として、4台のPCで販売管理ソフトを利用し、データ量が比較的少ない小規模なオフィスの場合、NASで十分対応できる可能性が高いです。高性能なNASを選び、自動バックアップ機能を設定することで、データの安全性を確保できます。

一方、データ量が多く、複数の部門で販売管理ソフトを利用し、高度なセキュリティが必要な場合は、サーバーの導入を検討すべきです。サーバーであれば、より安定した動作と、高度なセキュリティ対策を実現できます。

専門家に相談すべき場合とその理由

以下の場合は、専門家（ITコンサルタント、システムインテグレーターなど）に相談することをおすすめします。

自社でITに関する知識が不足している場合：NASやサーバーの選定、設定、運用に不安がある場合は、専門家のサポートを受けることで、スムーズに導入・運用できます。
大規模なシステムを構築する必要がある場合：複数のサーバーを連携させたり、複雑なネットワーク環境を構築する必要がある場合は、専門家の知識と経験が不可欠です。
セキュリティに関する高度な対策が必要な場合：情報漏洩対策、不正アクセス対策など、高度なセキュリティ対策が必要な場合は、専門家の助言を受けることが重要です。
販売管理ソフトの動作に問題がある場合：NASの性能が原因で、販売管理ソフトの動作が遅い場合は、サーバーへの移行を検討する必要があります。専門家であれば、最適な解決策を提案してくれます。

専門家は、自社の状況を詳細に分析し、最適なシステム構成を提案してくれます。また、導入後の運用サポートや、トラブル対応も行ってくれるため、安心してシステムを利用できます。

まとめ：今回の重要ポイントのおさらい

今回の質問の重要ポイントをまとめます。

NASでも販売管理ソフトの共有とバックアップは可能ですが、サーバーの方がより高度な機能と性能を提供できます。
自社の規模、必要な機能、セキュリティ要件などを考慮して、NASまたはサーバーを選択しましょう。
NASを選ぶ際は、容量、速度、機能などを確認し、自社のニーズに合った製品を選びましょう。
情報セキュリティ対策は、企業の規模に関わらず、非常に重要です。
ITに関する知識が不足している場合や、大規模なシステムを構築する場合は、専門家に相談しましょう。

自社の状況をしっかりと把握し、最適なシステムを選択することで、業務効率を向上させ、データの安全性を確保することができます。